Informační memorandum obce
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ OBCE VLASTIBOŘICE
Obec Vlastibořice, se sídlem Vlastibořice 23, prostřednictvím svých orgánů a organizačních složek (dále jen „Obec“), jakožto správce osobních údajů, si tímto dovoluje informovat subjekty údajů, se kterými přichází do styku o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů subjektů údajů ze strany Obce, včetně rozsahu práv údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů Obcí.
Zpracování osobních údajů probíhá v souladu Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Jako správce osobních údajů na základě zvláštního zákona je při zpracování osobních údajů Obec povinna dbát práva na ochranu soukromého a osobního života subjektu údajů. Právní úprava ochrany osobnosti člověka včetně jeho přirozených práv je obsažena v § 81 a následujících zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Ochrany požívají zejména život a důstojnost člověka, jeho zdraví a právo žít v příznivém životním prostředí, jeho vážnost, čest, soukromí a jeho projevy osobní povahy. Člověk, jehož osobnost byla dotčena, má právo domáhat se toho, aby bylo od neoprávněného zásahu upuštěno nebo aby byl odstraněn jeho následek. Nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod.
Obec jako správce osobních údajů je oprávněna zpracovávat osobní údaje v rozsahu stanoveným zákonem bez souhlasu subjektu údajů vzhledem k výkonu své působnosti při plnění povinností Obcí a jejími orgány. Zpracování dalších osobních údajů je možné pouze se souhlasem subjektu údajů. Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány osobou správce, Obcí, a to jak automatizovaně, tak neautomatizovaně. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti.
Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů
1) Zajištění činností při výkonu strání správy a samosprávy a poskytnutí služeb Obcí
- zpracování osobních údajů je nezbytné pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a pro následné plnění takové smlouvy
- Obec shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, adresa. Sdělení těchto osobních údajů subjektem údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu smlouvy (kupní, darovací nájemní, pacht, o dílo, služebnost a další nepojmenované smlouvy dle občanského zákoníku, pracovně právní smlouvy, plánovací smlouvy, o poskytnutí dotace), přičemž zde poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů.
- zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti Obce
- Obec dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo a adresa v souladu s těmito zákony (vždy v platném znění, tzn. i ve znění pozdějších předpisů):
- zákon o obcích č. 128/2000 Sb.
- správní řád č. 500/2004 Sb.
- zákon o evidenci obyvatel č. 133/2000 Sb.
- zákon o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich č. 250/2016 S.
- stavební zákon č. 183/2006 Sb.
- zákon o matrikách, jménu a příjmení č. 301/2000 Sb.
- občanský zákoník č. 89/2012 Sb.
- zákoník práce č. 262/2006 Sb.
- zákon o důchodovém pojištění č. 155/1995 Sb.
- zákon o nemocenském pojištění č. 187/2006 Sb.
- zákon o místních poplatcích č. 565/1990 Sb.
- zákon o pohřebnictví č. 256/2001 Sb.
- zákon o volbě prezidenta republiky č. 275/2012 Sb.
- zákon o volbách do Evropského parlamentu č. 62/2003 Sb.
- zákon o volbách do Parlamentu české republiky č. 247/1995 Sb.
- zákon o volbách do zastupitelstev krajů č. 130/2000 Sb.
- zákon o volbách do zastupitelstev obcí č. 491/2001 Sb.
- zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.
- zákon o právu shromažďovacím č. 84/1990 Sb.
- zákon o svobodném přístupu k informacím č. 106/1999 Sb.
- zákon o střetu zájmů č. 159/2006 Sb.
- zákon o obecní policii č. 553/1991 Sb.
- knihovní zákon č. 257/2001 Sb.
- zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb.
- zákon o ověřování č. 21/2006 Sb.
- zákon o právu petičním č. 85/1990 Sb.
2) Prezentace a propagace obce
- souhlas se zpracováním osobních údajů
- Obec dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – fotografie, videa, zvukové záznamy, a to pouze na základě souhlasu uděleného ke zpracování osobních údajů a též bez souhlasu pouze v případech zpravodajství společenských, sportovních či jiných akcí pořádaných Obcí.
- Tento souhlas může subjekt údajů kdykoliv odvolat, a to osobně na níže uvedené adrese Obce nebo v listinné formě oznámením doručeným prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.
Zpracovatelé a příjemci
Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle Obce a jeho zaměstnanců zpracovávány také zpracovateli osobních údajů Obce, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.
Zpracovateli osobních údajů Organizace jsou: Bc. Jana Hartlová – starostka, Ing. Hana Ledabylová – účetní a administrativní pracovnice, Dušan Koutník – místostarosta.
Obec informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. Obec dále předává osobní údaje v zákonem stanovených případech těmto subjektům: všechny stupně soudů, Policie ČR, Státní zastupitelství, Správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, Národní bezpečnostní úřad, exekutor, MěÚ Turnov (souhlas s umístěním v domě s pečovatelskou smlouvou), Krajský úřad Libereckého kraje (odvolací řízení).
Jaká jsou základní práva subjektu údajů v oblasti ochrany osobních údajů?
Práva subjektu údajů stanoví zejména kapitola III. Nařízení GDPR – ,,Práva subjektu údajů‘‘ a § 81 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Přístup k osobním údajům:
Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou Obcí zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
- Účel zpracování osobních údajů;
- Kategorie dotčených osobních údajů;
- Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů;
- Doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány;
- Zdroje osobních údajů;
- Skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
Obec poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně.
Subjekt údajů má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Městu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
Právo na opravu, doplnění či výmaz:
V případě, že se subjekt údajů domnívá, že Obec nebo smluvní zpracovatel Obce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů požádat Obec o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.
Právo na omezení:
Subjekt údajů má právo na to, aby bylo zpracování osobních údajů, které se přímo týkají jeho osoby omezeno.
Právo na přenositelnost údajů:
Subjekt údajů má právo za určitých podmínek získat osobní údaje, které se ho týkají a jež správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správce, je-li to technicky proveditelné.
Právo vznést námitku:
Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:
- Zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen;
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.
Námitku lze vznést i proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou, již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování:
Právo subjektu údajů, že nebude předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. Automatizované rozhodování je přípustné v případě, kdy je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem, pokud je povoleno právem EU nebo členským státem nebo pokud je založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů.
Obec vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.
Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na dozorový orgán, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Sídlo: pplk.. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice
Tel. č.: +420 234 665 111
Jak a kde zjistit, jaké osobní údaje o konkrétním subjektu údajů Obec zpracovává?
Informaci o tom, jaké osobní údaje o konkrétním subjektu údajů Obec zpracovává, si může subjekt údajů či zastupující osoba vyžádat písemně na adrese:
Obecní úřad Vlastibořice 23, 463 44
Obec poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně.
Z jakých zdrojů Obec osobní údaje získává?
Obec získává osobní údaje zejména od subjektu údajů.
Kam se obrátit, domníváte-li se, že osobní údaje Obec zpracovává v rozporu se zákonem?
Pokud subjekt údajů zjistí nebo se bude domnívat, že zpracování osobních údajů je prováděno v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje subjektu údajů (zastupované osoby) nepřesné, může požádat Obec o vysvětlení nebo odstranění takto vzniklého stavu. Může požadovat především omezení zpracování, provedení opravy, doplnění nebo výmaz osobních údajů. Bude-li žádost shledána oprávněnou, Obec odstraní neprodleně závadný stav. Pokud by v důsledku zpracování osobních údajů vznikla jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona (§ 13 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník).
Výše uvedenou žádost lze podat písemně na adrese:
Obecní úřad Vlastibořice
Adresa : Vlastibořice 23, 463 44
e-mail : info@vlastiborice.cz
Tel.: 485 146 025
Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
Ing. Radek Pomije, MBA
Jankovcova 1587/8b
170 00 Praha 7
Tel.: 602 593 558
e-mail: radek.pomije@dataprotector.cz
Obec Vlastibořice informuje, že jediný její oficiální web je www.vlastiborice.cz. Tento web vyjadřuje jeho oficiální stanoviska a Obec Vlastibořice je správcem osobních údajů na něm uvedených.
Obec dále informuje, že nemá zřízené profily na žádných sociálních sítích.
Informační memorandum obce – fotografie
Oznámení o zpracování osobních údajů za účelem pořizování fotodokumentace / obrazových a zvukových záznamů na akcích organizovaných obcí Vlastibořice a místní spolky.
Obec Vlastibořice, se sídlem Vlastibořice 23, 463 44 je pro účely zpracování osobních údajů správcem údajů, které nám Vy, jako subjekt údajů poskytnete. Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy. Shromažďujeme a zpracováváme pouze ty kategorie Vašich osobních údajů popsané v bodě 2, které nezbytně potřebujeme pro naplnění účelu popsaného v bodě 1. V případě dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů se můžete na nás obracet prostřednictvím telefonní linky obecního úřadu ve Vlastibořicích + 420 485 146 025, případně prostřednictvím emailu info@vlastiborice.cz.
- Proč údaje potřebujeme
Oznamujeme Vám, že vaše osobní údaje shromažďujeme za účelem, abychom mohli v oprávněném zájmu Obce Svijany informovat občany a veřejnost o aktivitách obce a tímto ji propagovat. Bez osobních údajů poskytnutých pro zmíněný účel nemůžeme:
- informovat občany obce Vlastibořice a širokou veřejnost o uskutečněných akcích, jejich zaměření, vystupujících a účastnících
- propagovat obec Vlastibořice jako aktivní obec, podporující např. spolkovou činnost a aktivity zaměřené na veřejné setkávání občanů
- připomenout účastníkům průběh akcí a atmosféru, která na nich panovala
- Jaké údaje potřebujeme
Pro uvedený účel od Vás potřebujeme následující kategorii osobních údajů:
- fotografický, obrazový a zvukový záznam
- Jak s údaji pracujeme
Fotografie, obrazové a zvukové záznamy shromažďujeme v přiměřeném rozsahu poté, kdy o tomto budete předem informováni. Poté jsou u nás osobní údaje důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavené bezpečnostní mechanizmy zahrnující technická, organizační a personální opatření.
Vybrané fotografie v našem oprávněném zájmu zveřejníme veřejnosti následujícím způsobem:
- Ve Zpravodaji obce Vlastibořice
- Na webových stránkách obce Vlastibořice – vlastiborice.cz
- V reklamních tiskovinách, na kterých obec Vlastibořice participuje
- V obecní kronice
- Jak dlouho údaje držíme
Podle nastavených vnitřních zásad uchováváme dokumenty obsahující Vaše osobní údaje po dobu stanovenou skartačním plánem obce Vlastibořice, poté budou dokumenty obsahující Vaše osobní údaje na všech nosičích nevratně zničeny:
- fotografie, obrazové a zvukové záznamy na digitálních úložištích skartace po 20 letech
- zveřejnění na webu skartace po 20 letech
- zveřejnění v obecní kronice – po dobu vedení obecní kroniky
- Jaká jsou Vaše práva
Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, může požadovat informaci o zpracovávání svých osobních údajů a přístup k nim. Obec Vlastibořice je oprávněna v případech, jsou-li žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se žádosti opakují, požadovat za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajů subjektu přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Ze stejných důvodů lze i odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud zjistíte, nebo se domníváte, že se zpracování osobních údajů provádí v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, nebo že jakékoliv námi zpracovávané Vaše osobní údaje nejsou správné nebo úplné, máte možnost požádat o vysvětlení a zejména požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, tj. opravu, omezení nebo výmaz vašich osobních údajů. V určených případech zpracování v oprávněném zájmu obce Vlastibořice máte rovněž možnost uplatnit právo na vznesení námitky vůči zpracování, v těchto případech, pokud tomu nebrání jiný zákonný titul, příslušnou operaci zpracování ukončíme. V případě poskytnutého souhlasu se zpracováním ho můžete kdykoliv odvolat.
Pro uplatnění žádosti nás kontaktujte prostřednictvím stanovených komunikačních kanálů obce Vlastibořice. Po předepsané identifikaci žadatele Vás budeme o vyřízení Vaší žádosti v souladu s příslušnými zákonnými požadavky informovat v zákonem stanovené lhůtě. V případě, že si přejete se na nás obrátit s podnětem nebo stížností, jak jsme zpracovali Vaše osobní údaje, kontaktujte, prosím, pracovníky obecního úřadu Vlastibořice + 420 485 146 025, případně prostřednictvím emailu info@vlastiborice.cz, nebo písemně na adresu Vlastibořice 23 46344. Váš podnět bude předán starostce (případně pověřenému členu zastupitelstva), který se jím bude následně zabývat a bude s Vámi spolupracovat při jeho vyřešení. Pokud se i nadále domníváte, že s Vašimi osobními údaji nebylo zacházeno přiměřeně podle zákona, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.